I. INTRODUCCIÓN
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el Régimen de Protección de Datos Personales y busca garantizar que la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, en su condición de responsable y encargado del manejo de la información personal, realice el Tratamiento de esta en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.
La presente política aplica a los siguientes datos almacenados en las bases de datos de la organización:
• Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato semiprivado
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• Dato privado
Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
• Dato sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
II. OBJETIVOS
Definir y establecer los lineamientos claros y obligatorios, aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, tratados y/o almacenados por la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, en virtud del desarrollo de su objeto social, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento. Todos los preceptos contenidos en esta política se establecen con la finalidad de garantizar todos y cada uno de los derechos de los titulares de la información y de esta forma, evitar que sus derechos y/o garantías sean conculcadas.
III. APLICABILIDAD
Las presentes políticas, serán aplicables al tratamiento de datos personales realizado por la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente., en todos los lugares donde ésta tenga presencia y a cualquier base de datos que sea creada por la empresa para el desarrollo de su actividad comercial. Todos los procesos organizacionales de la empresa, que involucren el tratamiento de datos personales, deberán someterse a lo dispuesto en esta Política.
IV. PRINCIPIOS
Frente al tratamiento de datos, se establecen los siguientes principios conforme al art. 4 de la Ley 1581 de 2021.
• Principio de finalidad
El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular.
• Principio de legalidad
El tratamiento de los datos se ajusta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto reglamentario 1377 de 2013. Así como también, a lo estipulado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas que la regulan y/o complementan.
• Principio de libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular obtenido por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
• Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
– El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad de este.
– El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
– Los derechos que le asisten como Titular.
– La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
• Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
• Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta.
Política de Tratamiento de Datos Personales
V. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar acabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. 5) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
VI. POLÍTICAS
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:
La Compañía responsable y encargada del tratamiento de los datos personales será:
Razón Social
G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente
Domicilio
Medellín, Antioquia
Dirección
CARRERA 48 A 16 SUR 86 OF 802 ED PLEX CORPORATIVO, MEDELLIN, ANTIOQUIA
Email
servicioalcliente@g4inegieros.com
Teléfono
6044447468
TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS:
En aras de dar un desarrollo al objeto social de la compañía, el tratamiento se realizará directamente por G4 INGENIEROS CIVILES, es decir, la calidad de responsable y encargado del Tratamiento de Datos Personales de sus empleados, accionistas, proveedores, clientes y usuarios de sus productos estará en cabeza de éste. Igualmente, G4 INGENIEROS CIVILES, puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por éste.
En el desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos, conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en el acápite “FINALIDADES DEL TRATAMIENTO” de esta Política.
A. Tratamiento de los datos personales de empleados:
La empresa G4 INGENIEROS CIVILES tratará los datos personales de sus empleados, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres (3) momentos a saber: antes de iniciar la ejecución del vínculo contractual, durante la ejecución del contrato y después de extinta la relación laboral.
Tratamiento de datos antes de iniciar la ejecución de la relación contractual: La compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, le informará de forma previa y expresa, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección adelantado por la compañía, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. Cuando la empresa G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, contrate el proceso de selección con empresas y/o personas ajenas a la compañía, en el respectivo contrato que se suscriba, se debe señalar claramente el tratamiento que debe impartir el tercero y las finalidades para las cuales se suministra la información personal de los titulares.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Tratamiento durante la ejecución del contrato: La compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, se obliga a almacenar los datos e información personales, que obtenga como producto del proceso de selección de los empleados, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Tales carpetas, bien sea físicas y/o digitales, serán tratadas por la persona de recursos humanos de la empresa, con la finalidad específica de permitir el desarrollo de la relación laboral. Igualmente, la información de los empleados sólo será suministrada a terceras personas, en virtud de la orden de una autoridad competente; en cualquier otro caso, se encuentra prohibida la divulgación de tales datos personales.
Después de extinta la relación laboral: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo, sometiendo tal información a un nivel superior de seguridad.
Finalidad General: Trabajo y bienestar laboral-relaciones laborales y condiciones de trabajo, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas, declaración de pagos a seguridad social, gestión de personal, gestión de nómina, parafiscales, créditos, formación y/o capacitación.
B. Tratamiento de los datos personales de clientes:
La información personal de los clientes será tratada de forma completamente confidencial y sólo será utilizada para el desarrollo de la relación comercial previamente establecida. Los datos personales de los clientes serán almacenados de forma digital y de forma física en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, donde se guardará sólo la información estrictamente necesaria para el tema de análisis, otorgamiento y administración del crédito empresarial, datos de ubicación, referencias comerciales y/o financiera y demás datos que permitan crear y mantener una relación comercial sólida y duradera.
Finalidad General: Fidelización de clientes, custodia y gestión de información de bases de datos, publicidad y prospección comercial, venta, venta a distancia, ofrecimiento de productos y servicios, gestión fiscal, contable y administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, consulta de información y relación comercial
C. Tratamiento de los datos personales de los proveedores:
La compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente sólo recopilará los datos que sean estrictamente necesarios, para la selección, evaluación y desarrollo del contrato que se suscriba con el respectivo proveedor; en dicho acuerdo, se debe incluir una disposición donde ambas partes se comprometan a impartir un tratamiento adecuado y autorizado a los datos personales que recíprocamente intercambien.
Los datos personales de los empleados de éste que sean necesarios, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores conseguidos por la compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente tendrá como única finalidad, verificar la idoneidad de los empleados del proveedor, para el desarrollo del objeto de contrato previamente suscrito.
Finalidad General: Procedimientos administrativos, gestión contable, fiscal y administrativa, gestión de proveedores y contratistas, servicios de arrendamiento, rentas y alquiler de cualquier tipo de bienes y elementos, financiera y formación. En la recolección de datos, se solicitará información sensible como la huella biométrica e imágenes fotográficas, dicha autorización es voluntaria y se realizará para los fines anteriormente expuestos.
D. Tratamiento de los datos personales de accionistas:
Los datos personales de las personas que llegaren a tener la condición de accionistas en G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, se considerará información reservada y confidencial, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. Por lo tanto, el acceso a tal información
personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
E. Tratamiento de los datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado; opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
F. Tratamiento de datos sensibles:
La compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
G. Videos de vigilancia:
La compañía G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente utiliza diversos medios de vídeo vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:
Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, son las siguientes:
A. Finalidades de empleados, ex empleados y aspirantes:
a) Enviar publicidad de los productos y promociones de la empresa, para que los empleados puedan acceder a los mismos.
b) Ejecución de los contratos de trabajo
c) Envío de información relacionada con la relación contractual.
d) Registro de información estadística de empleados
e) Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
f) Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, como son: trámites correspondientes ante el Sistema de Seguridad Social, realizar trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales–DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
g) Asuntos que sean requeridos por el Área Administrativa y de Recursos Humanos, dentro de los cuales es posible enunciar la identificación plena del trabajador, archivo y manejo de sus datos de contacto, archivo y manejo de la información profesional y académica del trabajador, entre otros.
h) Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones.
i) Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados y sus familiares.
j) Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección
k) Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares
l) Aspectos Laborales, de Seguridad Social, Cajas de Compensación.
m) Suministrar la información necesaria al encargado del proceso de liquidación de nómina.
n) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del contrato de trabajo.
o) Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.
p) Realizar estudios internos.
q) Manejo de embargos judiciales a través de nómina, Administrar salarios y beneficios, Coordinar el desarrollo profesional de los empleados,
r) Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Empresa.
B. Finalidades de clientes, proveedores y accionistas:
a) Prestación de los servicios ofrecidos
b) Ejecución de los contratos suscritos
c) Servicio al cliente y mercadeo.
d) Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes
e) Envío de información relacionada con la relación contractual.
f) Registro de información estadística de clientes
g) Registro de información de proveedores y contratistas.
h) Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios
i) Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
j) Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados
k) Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
l) Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de la Compañía.
m) Comunicación, registro, archivo, organización tramitación y gestión de las actuaciones, estrategias, y actividades en las que se vinculan los accionistas
n) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
o) Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información.
p) Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
q) En caso de que G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS:
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a su calidad de responsable y encargado del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, en su calidad de responsable y encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
DEBERES DE LA EMPRESA:
Son deberes de los responsables del Tratamiento, los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
El Área de Gestión Administrativa de la empresa G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS:
A. Procedimiento para el acceso y de consulta:
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área encargada, de lunes a viernes en horario de 07:00 am a 17:00 pm, en el correo electrónico servicioalcliente@g4ingenieros.com dispuestos en la página web y serán respondidas en un plazo no mayor a 15 días hábiles y deberán contener como mínimo la siguiente información:
1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
5. La descripción clara de los hechos y la solicitud o reclamo que se eleva a la Entidad.
El titular podrá presentar cualquier tipo de reclamación teniendo en cuenta la información contenida en el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación de este. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
B. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos.
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud radicada y esta deberá radicarse ante el Director Administrativo de lunes a viernes en horario de 07:00 am a 17:00 pm en el correo electrónico servicioalcliente@g4ingenieros.com y serán respondidas en un plazo no mayor a 15 días hábiles y deberán contener como mínimo la siguiente información.
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
1. La identificación del Titular.
2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
6. Los documentos que se quiera hacer valer.
7. Firma, número de identificación y huella.
8. Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C. Supresión de datos:
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente.
e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
1. La solicitud de supresión de la información no procederá, cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
D. Autorización del titular
La recolección, almacenamiento, uso, y circulación de datos personales por parte de la empresa G4 INGENIEROS CIVILES, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles, en la empresa G4 INGENIEROS CIVILES, se deben cumplir los siguientes requisitos:
La autorización debe ser explícita.
Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
E. Casos en que no se requiere autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
F. Toma de la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la empresa G4 INGENIEROS CIVILES y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
G. Prueba de la autorización
La empresa G4 INGENIEROS CIVILES utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
H. Revocatoria de la autorización:
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad, G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares. No permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante, lo anterior, no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
Así mismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se pone en conocimiento al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de datos personales pueda tener con la empresa G4 INGENIEROS CIVILES la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, con la aceptación de la presente política autoriza expresamente para transferir información personal.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, La empresa G4 INGENIEROS CIVILES tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar ésta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación con la empresa G4 INGENIEROS CIVILES y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
La empresa G4 INGENIEROS CIVILES también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar
APLICABILIDAD LEY 2300 DE 2023
De conformidad con la normatividad vigente, está prohibido contactar al titular en una misma semana y más de una ocasión el mismo día mediante varios canales. Las prácticas de cobranza deberán realizarse de manera respetuosa y sin afectar la intimidad personal ni familiar del titular, dentro del horario de lunes a viernes y de 7:00 am a 7:00 pm, y sábados de 8:00 am a 3:00 pm, excluyendo cualquier tipo de contacto con el titular los domingos y días festivos.
En todo caso el envío de mensajes publicitarios a través de mensajes cortos de texto (SMS), mensajería por aplicaciones o web, correos electrónicos y que realicen llamadas telefónicas de carácter comercial o publicitario, solo podrán hacerlo por dentro de los horarios establecido en la ley 2300 de 2023.
Parágrafo: En caso de que el consumidor requiera ser contactado en horarios distintos a los establecidos en el presente artículo, deberá manifestarlo expresamente a través de un instrumento distinto al contrato o acto que rige la relación jurídica entre el consumidor y el gestor de cobranza y posterior a la suscripción del mismo.
DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
Al momento de solicitar al Titular la autorización para el tratamiento de datos, quien recolecte los datos personales debe informar de manera clara y expresa al titular lo siguiente: El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los mismos. En caso de que la organización responsable recolecte datos personales sensibles (origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y adolescentes; debe explicarle el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas. También debe informar los derechos que tiene el titular de la información, al igual que la identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la organización o el responsable del tratamiento de los datos. G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación
CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES
G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S transfiere y transmite los datos personales previa autorización del Titular a entes aseguradores (consulta de la información) o demás empresas que determine la organización para el cumplimiento de su objeto comercial.
VII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
Las bases de datos responsabilidad de G4 INGENIEROS CIVILES S.A.S. y/o la persona jurídica, patrimonio autónomo y/o cualquier otro ente jurídico con la cual se tenga relación jurídica, alianza comercial y/o acuerdo vigente, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la Compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://g4proyectos.com/sobre-nosotros/
Esta política corresponde a una versión resumida, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.
“La presente política de tratamiento permanece vigente desde el año 2016”.
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Representante Legal
G4 INGENIEROS CIVILES
